Como emitir invoice para cliente no exterior

Para dev, designer e freelancer PJ que atende empresa de fora e quer cobrar direito sem dor de cabeça todo mês.

1. Invoice não é nota fiscal (e você precisa dos dois)

O invoice é o documento comercial que você manda pro cliente cobrar o serviço. Não tem formato oficial e normalmente vai em inglês. A nota fiscal de serviço (NFS-e) é o documento fiscal brasileiro: você emite na prefeitura, marcando como exportação de serviço. O invoice cobra; a nota é o que o fisco enxerga.

2. O que colocar no invoice

• Seus dados: razão social, endereço, CNPJ (como Tax ID).
• Dados do cliente: nome da empresa, endereço, e-mail de cobrança.
• Número sequencial (ex.: 2026-011) — não repita.
• Data de emissão e vencimento.
• Descrição do serviço e período (ex.: "Software development services — October 2026").
• Valor e moeda.
• Instruções de pagamento: banco, SWIFT, conta/IBAN ou o link da plataforma que você usa para receber.

Quer pular essa parte? O gerador grátis monta o PDF em inglês e guarda seus dados no navegador para o mês seguinte.

3. Quando o dinheiro cair, anote o câmbio

A conversão para reais costuma usar a cotação PTAX do Banco Central da data do recebimento (ou do último dia útil). Anote três coisas por recebimento: data, valor em moeda estrangeira e a cotação usada. Reconstruir isso meses depois, na hora do IR, é onde mora a dor. A consulta de PTAX resolve a parte da cotação.

4. Mande pro contador de forma organizada

Todo mês: lista de invoices emitidos, recebimentos com data, valor em USD, cotação e valor em BRL, e comprovantes. Com isso o contador emite/confere a nota de exportação e apura os tributos do seu regime.

Ainda escolhendo por onde receber? Veja como receber pagamento do exterior sendo PJ.

5. Erros comuns

• Pular a numeração ou reaproveitar número de invoice.
• Não guardar a cotação do dia do recebimento.
• Esquecer de emitir a NFS-e de exportação.
• Misturar recebimento PJ na conta de pessoa física.

Conteúdo informativo, não é consultoria fiscal ou contábil. Regras mudam e dependem do seu regime: confirme com seu contador.