W-8BEN-E para PJ brasileiro

O cliente americano pediu o formulário antes do primeiro pagamento. Ele serve para dizer à empresa dos EUA que você é uma empresa estrangeira, e na maioria dos casos de PJ que presta serviço daqui é preenchido em poucos minutos.

W-8BEN ou W-8BEN-E?

Se o contrato e o invoice estão no nome da sua empresa (CNPJ), o formulário é o W-8BEN-E (o "E" é de entity). O W-8BEN sem "E" é para pessoa física. Use o que bate com quem recebe o pagamento.

Os campos que importam

Numeração da versão atual do formulário publicada pelo IRS. Baixe sempre a versão mais recente no site do IRS ou use a do portal do cliente.

Linha 1: Razão social da empresa, igual ao cartão CNPJ.
Linha 2: País: Brazil.
Linha 4 (Chapter 3 status): Para LTDA, ME ou SLU, normalmente Corporation. Na linha seguinte sobre hybrid entity / treaty claim, marque "No".
Linha 5 (Chapter 4 status): Empresa de serviços que não é banco nem fundo costuma ser Active NFFE. Com isso você também preenche a parte do Active NFFE (marcar a declaração dessa parte).
Linha 6: Endereço da sede em inglês, sem caixa postal.
Linha 8 (U.S. TIN): Em branco. Empresa brasileira sem operação nos EUA não tem.
Linha 9a (GIIN): Em branco. GIIN é para instituição financeira.
Linha 9b (Foreign TIN): O CNPJ.
Parte III (treaty): Em branco. Brasil e EUA não têm tratado para evitar dupla tributação da renda, então não há benefício para pedir.
Assinatura: Sócio ou administrador, com nome e data. Marque a caixa de capacidade para assinar.

Tudo que não se aplica fica em branco. Validade: até o fim do terceiro ano civil após a assinatura, ou até algum dado mudar.

Por que pedem se não vai ter retenção?

Sem o formulário, a empresa americana pode ser obrigada a reter parte do pagamento por precaução. Serviço prestado inteiramente fora dos EUA em geral não é renda de fonte americana, e o W-8BEN-E documenta isso. Quem decide a retenção é o pagador; o seu papel é entregar o formulário correto.

Depois do formulário

Mande o invoice em inglês com o mesmo nome e CNPJ do formulário.
Quando o dinheiro cair, anote data, valor e a PTAX do dia para o contador.
A nota fiscal de exportação de serviço é emitida à parte, na prefeitura. Veja o guia completo.

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Conteúdo informativo, não é consultoria fiscal ou jurídica. Casos com sócio nos EUA, conta nos EUA, LLC ou trabalho feito em território americano mudam as respostas: confirme com seu contador.